heydok

Termine nach medizinischer Notwendigkeit steuern

Ein Konzept für schnellere, fairere und effizientere Arzttermine

Termingerechtigkeit ist ein Dauerthema

Wartezeiten auf Arzttermine und die Frage, ob der Versicherungsstatus über den Termin entscheidet, beschäftigen Patienten, Ärzte, Kassen und Politik seit Jahren.

  • Laut einer Befragung im Auftrag des GKV-Spitzenverbands empfindet etwa ein Drittel der gesetzlich Versicherten die Wartezeit auf einen Facharzttermin als zu lang.

  • Der GKV-Spitzenverband fordert, bei der Terminvergabe nicht mehr nach dem Versicherungsstatus zu fragen. Der PKV-Verband hält die Wartezeiten für kürzer als behauptet. Die KBV-Versichertenbefragung zeigt, dass sich die Wartezeiten tendenziell angleichen.

  • Über die Zahlen wird gestritten, über die Bedeutung des Themas nicht.

Die heutige Antwort: Terminservicestellen über die Rufnummer 116117

Gesetzlich Versicherte erhalten über die Terminservicestellen unter 116117 Hilfe bei der Terminvermittlung, falls auf normalem Weg kein zeitnaher Arzttermin gefunden werden kann. Für Facharzttermine braucht es in der Regel eine Überweisung mit Dringlichkeitscode. Der Service ist ein wichtiger Baustein, greift aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Steuerung nach medizinischer Notwendigkeit

Nicht der Versicherungsstatus oder Selbstzahlerbereitschaft darf über die Terminverfügbarkeit entscheiden, sondern die medizinische Dringlichkeit. Drei Aspekte sind dabei wichtig:

  • Zügige Ersteinschätzung:

    Eine strukturierte Einschätzung bewertet die Dringlichkeit und identifiziert, welche Versorgungsebene passt.

  • Zielgerichtete Versorgung:

    Wer medizinische Hilfe benötigt, wird zuverlässig dorthin geleitet, wo er passend behandelt wird: Hausarzt, Facharzt, Bereitschaftspraxis oder Notaufnahme.

  • Volkswirtschaftlich tragbar:

    Richtig gesteuerte Patienten vermeiden Fehlbesuche und entlasten knappe Arztzeit und Notaufnahmen.

Lösungsansatz: KI-Assistenten steuern die Standardfälle über heydok mittels MCP

Der Großteil der Terminanfragen sind Standardfälle wie Routinetermine, Kontrollen und Folgetermine. Sie brauchen keine ärztliche Triage und sollten automatisch abgewickelt werden. Die 116117 konzentriert sich dann auf Fälle, die eine Triage erfordern.

heydok ist eine KI-gestützte Assistenzplattform für Praxen. Sie bietet:

  • KI-Telefonassistenz:

    nimmt Anrufe an, bucht Termine und beantwortet einfache Fragen, rund um die Uhr.

  • Intelligente Terminverwaltung:

    verteilt Termine über mehrere Standorte, verschiebt sie selbstständig und erinnert per SMS und E-Mail.

  • Anfragenzentrum:

    bearbeitet Anliegen strukturiert und kann auch ausgehende Anrufe tätigen, um Patienten zu informieren.

Die wichtige Technik dahinter: MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, mit dem KI-Anwendungen sicher auf Systeme wie einen Praxiskalender (sofern diese auch MCP unterstützen) zugreifen können.

So könnten Mitarbeitende, etwa die der 116117, freie Termine bei Praxen abfragen und direkt buchen, unabhängig von Praxis und Praxisverwaltungssystem. Arztpraxen würden freie Termin-Slots für Dringlichkeitsbuchungen über die 116117 so einfach über heydok verfügbar machen. Aufwendige Abstimmungen gehören so der Vergangenheit an.

Triagierung bei medizinischer Dringlichkeit

Sofern es sich nicht um einen Standardtermin handelt, den der Patient direkt über MCP buchen kann (und auch kein Notfall für den Rettungsdienst), meldet er sich wie gewohnt bei der Terminservicestelle unter 116117. Geschultes Personal führt den Patienten durch die Ersteinschätzung, stuft die Dringlichkeit ein, weist sie der passenden Versorgungsebene zu und bucht, sofern ein Termin beim Vertragsarzt in den kommenden Tagen die richtige Lösung ist, einen freien Termin, unabhängig vom Versicherungsstatus, ebenfalls über MCP. Der Patient erhält eine Bestätigung und eine Erinnerung.

Durch die automatische Terminvergabe von Standardterminen über heydok und MCP hat das Personal der Terminservicestelle nur noch die relevanten Triagierungstermine zu bearbeiten – eine deutliche Entlastung.

Praxisbeispiel: Dr. Sandrock & Partner

Die Fachärzte-Gruppe (Kardiologie, Pneumologie) hat heydok selbst entwickelt. Die KI-Assistentin Frau Schneider nimmt Anrufe an und bucht Termine über alle Standorte mittels MCP-Technologie. Für die Praxis übernimmt heydok zudem noch das digitale Formularwesen und eine Online-Rezeption, für z.B. die komfortable Rezeptnachbestellung oder andere Patientenanliegen.

Nach Angaben der Praxis ist so bereits vor einer neuen Praxiseröffnung der Kalender ohne menschliches Zutun gefüllt. In der Weihnachtszeit wurden rund 3.800 neue Patienten für Januar mit Terminen versorgt, obwohl kein Praxispersonal das Telefon bedient hat.

Mittels der heydok Lösung sind Facharzttermine so innerhalb von fünf Werktagen möglich, da keine unnötigen Wiedereinbestellungen den Praxiskalender füllen. Die Terminzusage gilt unabhängig vom Versicherungsstatus – es geht also.

Warum das ein Ansatz für deutsche Praxen sein kann:

  • Weniger personalintensive Telefonarbeit (Fachkräftemangel entgegenwirken und wirtschaftliche Lösungen fokussieren)

  • Erreichbarkeit rund um die Uhr

  • Lokale Datenhaltung für höchste Datensouveränität und -sicherheit

  • Übertragbar auf weitere Fachrichtungen und Arztpraxen ermöglicht heydok eine ganzheitliche Automatisierung

Fazit

Medizin vor Abrechnung: Die Terminsteuerung gehört in die Verantwortung der Ärzte und folgt der medizinischen Notwendigkeit. Es darf keine Unterschiede aus Abrechnungsgründen geben, weder bei Privat- und Selbstzahlern noch bei Kassen oder Selektivverträgen. Patientensteuerung darf nie Partikularinteressen folgen.

  • Standardtermine:

    Lokale KI-Terminkalender-Installationen bei Ärzten oder Verbünden, über MCP vernetzt, können Routinefälle effizient steuern – ohne Personalaufwand. Patienten finden ihren nächsten Termin per KI-Telefonassistent oder online. Medizinische Fachangestellte (MFA) konzentrieren sich auf die medizinische Unterstützung und weniger auf Verwaltungsarbeit.

  • Dringende Fälle:

    Brauchen Patienten aus ihrer Sicht eine Sofortbehandlung, ohne dass ein Rettungsdienst nötig ist, ist die 116117 weiterhin die richtige Anlaufstelle. Dort triagieren Fachpersonen mit SmED. Über MCP könnten die Mitarbeitenden Akuttermine direkt bei den Praxen in den KI-Kalender buchen. Damit Vertragsärzte Termine für Akutfälle auch freihalten können, ist allerdings eine verlässliche außerbudgetäre Vergütung zuzusichern.

  • Notfälle:

    Lebensbedrohliche Fälle gehören weiterhin zur 112.

Die Herausforderungen sind bekannt, technische Lösungsansätze sind vorhanden. Wir glauben, dass dieser dargestellte Ansatz eine Antwort für schnellere, fairere und effizientere Arzttermine sein kann.